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Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besteht die Pflicht, ein internes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für den Datenschutz zu führen. Das Verzeichnis ist in erster Linie dafür gedacht, es auf Anfrage der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde vorzulegen.

Folgende Bestandteile für ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, nennt die DSGVO in Art. 30 Abs.1:

• Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des gemeinsam mit ihm Verantwortlichen, des Vertreters des Verantwortlichen sowie eines etwaigen Datenschutzbeauftragten
• Zwecke der Verarbeitung
• Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten
• Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, einschließlich Empfänger in Drittländern oder internationalen Organisationen
• gegebenenfalls Übermittlungen von personenbezogenen Daten an ein Drittland und die Dokumentierung geeigneter Garantien für den Datenschutz
• wenn möglich, vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
• wenn möglich, eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen

Unter anderem ist ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ein wichtiges Dokument für interne Nutzung. Es enthält die Informationen über Dritten (betroffene Personen und Auftragsverarbeiter) und lässt auf einen Blick folgende Fragen beantworten:

• welche personenbezogenen Daten
• unter Verwendung welcher automatisierten Verfahren
• auf welche Weise verarbeitet werden und
• welche Datenschutzmaßnahmen die Prozesse schützen.
• welche Löschfristen sind festgelegt für die verarbeitenden Daten
• welche Datenübermittlungen (auch an Drittstaaten) finden statt

Kontinuirliche Pflege des Verzeichnisses nicht vergessen!

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Gemäß Art. 32 DSGVO treffen der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM´s), um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Bei TOM´s handelt es sich um Maßnahmen, die im Datenschutz die Sicherheit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten gewährleisten sollen.

Die TOM´s werden auf folgende Bereiche unterteilt:

1. Vertraulichkeit
   • Zutrittskontrolle
     Maßnahmen, die geeignet sind, Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren. Als Maßnahmen zur Zutrittskontrolle können zur Gebäude- und Raumsicherung unter anderem automatische Zutrittskontrollsysteme, Einsatz von Chipkarten und Transponder, Kontrolle des Zutritts durch Pförtnerdienste und Alarmanlagen eingesetzt werden. Server, Telekommunikationsanlagen, Netzwerktechnik und ähnliche Anlagen sind in verschließbaren Serverschränken zu schützen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, die Zutrittskontrolle auch durch organisatorische Maßnahmen (z.B. Dienstanweisung, die das Verschließen der Diensträume bei Abwesenheit vorsieht) zu stützen.
   • Zugangskontrolle
     Maßnahmen, die geeignet sind zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme (Computer) von Unbefugten genutzt werden können.
     Mit Zugangskontrolle ist die unbefugte Verhinderung der Nutzung von Anlagen gemeint. Möglichkeiten sind beispielsweise Bootpasswort, Benutzerkennung mit Passwort für Betriebssysteme und eingesetzte Softwareprodukte, Bildschirmschoner mit Passwort, der Einsatz von Chipkarten zur Anmeldung wie auch der Einsatz von CallBack-Verfahren. Darüber hinaus können auch organisatorische Maßnahmen notwendig sein, um beispielsweise eine unbefugte Einsichtnahme zu verhindern (z.B. Vorgaben zur Aufstellung von Bildschirmen, Herausgabe von Orientierungshilfen für die Anwender zur Wahl eines „guten“ Passworts).
   •  Zugriffskontrolle
     Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können, und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können. Die Zugriffskontrolle kann unter anderem gewährleistet werden durch geeignete Berechtigungskonzepte, die eine differenzierte Steuerung des Zugriffs auf Daten ermöglichen. Dabei gilt, sowohl eine Differenzierung auf den Inhalt der Daten vorzunehmen als auch auf die möglichen Zugriffsfunktionen auf die Daten. Weiterhin sind geeignete Kontrollmechanismen und Verantwortlichkeiten zu definieren, um die Vergabe und den Entzug der Berechtigungen zu dokumentieren und auf einem aktuellen Stand zu halten (z.B. bei Einstellung, Wechsel des Arbeitsplatzes, Beendigung des Arbeitsverhältnisses). Besondere Aufmerksamkeit ist immer auch auf die Rolle und Möglichkeiten der Administratoren zu richten.
   •  Trennungskontrolle
     Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können. Dieses kann beispielsweise durch logische und physikalische Trennung der Daten gewährleistet werden.
   • Pseudonymisierung
     Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechende technichen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen.
2. Integrität
   • Weitergabekontrolle
     Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist. Zur Gewährleistung der Vertraulichkeit bei der elektronischen Datenübertragung können z.B. Verschlüsselungstechniken und Virtual Private Network eingesetzt werden. Maßnahmen beim Datenträgertransport bzw. Datenweitergabe sind Transportbehälter mit Schließvorrichtung und Regelungen für eine datenschutzgerechte Vernichtung von Datenträgern.
   • Eingangskontrolle
     Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind. Eingabekontrolle wird durch Protokollierungen erreicht, die auf verschiedenen Ebenen (z.B. Betriebssystem, Netzwerk, Firewall, Datenbank, Anwendung) stattfinden können. Dabei ist weiterhin zu klären, welche Daten protokolliert werden, wer Zugriff auf Protokolle hat, durch wen und bei welchem Anlass/Zeitpunkt diese kontrolliert werden, wie lange eine Aufbewahrung erforderlich ist und wann eine Löschung der Protokolle stattfindet.
3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit
   • Verfügbarkeitskontrolle
     Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind. Hier geht es um Themen wie eine unterbrechungsfreie Stromversorgung, Klimaanlagen, Brandschutz, Datensicherungen, sichere Aufbewahrung von Datenträgern, Virenschutz, Raidsysteme, Plattenspiegelungen etc.
4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung
   • Datenschutz-Maßnahmen
   • Incident-Response-Management
     Unterstützung bei der Reaktion auf Sicherheitsverletzungen.
   • Datenschutzfreundliche Voreinstellungen
     Privacy by design / Privacy by default
   • Auftragskontrolle (Outsourcing an Dritte)
     Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können. Unter diesen Punkt fällt neben der Datenverarbeitung im Auftrag auch die Durchführung von Wartung und Systembetreuungsarbeiten sowohl vor Ort als auch per Fernwartung. Sofern der Auftragnehmer Dienstleister im Sinne einer Auftragsverarbeitung einsetzt, sind die folgenden Punkte stets mit diesen zu regeln.

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