Es gibt einiges zu beachten:
Vielfach wird gefordert, Übertragungswege zu verschlüsseln
Ist auf der Unternehmens-Webseite ein eigener Bereich eingerichtet, sollte dieser nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt sein.
Für Bewerbungen per E-Mail, sollte es dem Bewerber möglich sein, seine Unterlagen vertraulich zu übermitteln. Zu diesem Zweck sollte neben der E-Mail-Adresse auch der öffentliche Schlüssel benannt werden.
Ich halte dies für vollkommen überzogen: „Für die digitale Welt sollten keine strengeren Regeln gelten als in der analogen Welt. Die Transportverschlüsselung ist der Briefumschlag, der die enthaltenen Daten schützt. Für E-Mail-Anbieter in Deutschland gilt das Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG – für Postdienstleister gilt das Postgeheimnis iSv § 39 PostG. Vor Angriffen im Internet oder vor unerlaubtem Öffnen von Briefen kann sich der Nutzer“ (im Original bezieht sich der Artikel auf Steuerberater, für die zusätzlich noch ein besonderes Berufsgeheimnis gilt) „nicht mit hundertprozentiger Sicherheit schützen.“ (Bethke: Technische und rechtliche Besonderheiten der E-Mail-Kommunikation mit Mandant und FA, (DStR 2019, 1228 ff)
Trennung von sonstigen Daten
Die Bewerbungsdaten müssen von anderen Datensätzen getrennt aufbewahrt und verwaltet werden.
Zugriff und Weitergabe im Unternehmen / Konzern
Lediglich die Personalabteilung und die Entscheidungsträger haben von den Bewerbungsunterlagen Kenntnis zu nehmen. Der Zugriff ist entsprechend zu beschränken.
Hat sich ein Bewerber explizit auf eine ausgeschriebene Stelle beworben und soll seine Bewerbung für andere Stellen in anderen Abteilungen berücksichtigt werden, so soll es erforderlich sein, seine Einwilligung einzuholen. Ich halte dies ebenfalls für überspannt. Allenfalls kann dies gelten, wenn es sich nicht um eine andere Abteilung, sondern um die Weitergabe im Konzern handelt.
Sind Dienstleister eingebunden?
Verschiedene Unternehmen bieten Dienste an, die das Bewerber-Management erleichtern. Kann bei der Nutzung dieser Dienst nicht ausgeschlossen werden, dass durch den Dienstleister auf personenbezogene Daten zugegriffen wird, ist eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung abzuschließen. in der die datenschutzrechtlichen Aspekte entsprechend den gesetzlichen Vorgaben geregelt werden. Achtung bei Unternehmen in Drittländern; hier gelten zusätzliche Anforderungen.
Nur zulässige Fragen
Seit jeher nicht alle Fragen zulässig, unabhängig davon, ob man sich im Bewerbungsgespräch gegenübersitzt oder ein Online-Formular ausgefüllt wird. Auch im Bewerbungsverfahren sind nur solche Daten zu erheben, die zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Analyse
Eine Einstellungsentscheidung sollte nicht – keinesfalls ohne entsprechenden Hinweis – allein auf die automatisierte Auswertung gestützt werden.
Zeitlich begrenzte Aufbewahrung der Bewerbungen
Begrenzte Speicherkapazitäten sind schon lange kein Grund mehr Online-Bewerbungen zu löschen – wohl aber das Datenschutzrecht. Nach einer Aufbewahrungsfrist von ca. drei bis sechs Monaten sollten die Bewerbungsdaten automatisch gelöscht werden. Nähere Infos finden Sie hier.
