Kopie fertigen? Vertretbar, aber riskant
Achtung: Bei meiner im folgenden vertretenen Auffassung, wonach die Fertigung einer Kopie einer Fahrerlaubnis im Zusammenhang mit dem Zugang zu einem Firmen-Kfz angemessen und damit zulässig ist, handelt es sich wahrscheinlich um eine Mindermeinung; der sicherere Weg zur Meidung datenschutz-rechtlicher Komplikationen ist der Verzicht auf die Kopie!
Einen Firmenwagen bereitzustellen bedeutet auch die Überprüfung der Fahrerlaubnis; der Halter eines Kfz macht sich strafbar, wenn er zulässt, dass jemand das Fahrzeug nutzt, ohne im Besitz der hierfür erforderlichen Fahrerlaubnis zu sein (§ 21 Abs. 1 StVG).
Zweck der Kontrolle ist demnach vorrangig die Führung des Nachweises, das Vorliegen der Fahrerlaubnis überprüft zu haben, um damit nachweisen zu können, alles unternommen zu haben, um nicht gegen die genannte Vorschrift zu verstoßen und die sogenannte Halterhaftung auszuschließen.
Der einfachste Weg zur Dokumentation der Kontrolle ist die Fertigung einer Kopie der Fahrerlaubnis. Dies stellt eine Verarbeitung personen-bezogener Daten dar, unterliegt also dem „Datenschutz“.
Nach § 26 BDSG dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für dessen Durchführung oder Beendigung (…) erforderlich ist.
Das führt zu der Kernfrage, ob die Fertigung einer Kopie erforderlich (also geeignet, erforderlich und angemessen) ist. Sie fraglos geeignet den Zweck zu erfüllen. Erforderlich ist sie, wenn es kein milderes Mittel gibt, eine gerade auch von den Datenschutz-Aufsichtsbehörde gern gezogene Joker-Karte, da sich im Zweifel immer ein milderes Mittel finden lässt. So auch hier: Denn es wäre ein milderes Mittel, sich den Ausweis vorzeigen zu lassen, und sich einen Vermerk darüber anzufertigen (bzw. es geeignet zu dokumentieren), dass Mitarbeiterin X am Tag Y im Besitz einer Fahrerlaubnis der Fahrerlaubnisklasse Z war.
Bleibt die Angemessenheit. Eine Datenverarbeitungsmaßnahme ist dann angemessen, wenn die Beeinträchtigung für den Betroffenen und der mit der Verarbeitung verfolgte Zweck in einem wohl abgewogenem Verhältnis zueinanderstehen. Hierbei ist auch der Grundsatz der Datenminimierung (Beschränkung auf das notwendige Maß) zu berücksichtigen (Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO).
Es wird sodann die Auffassung vertreten, dass § 26 BDSG keine Rechtsgrundlage für das Anfertigen einer Kopie zur Überprüfung der Fahrerlaubnis darstellt, da es sich allenfalls um eine Arbeitserleichterung für den Unternehmer handelt, die im Rahmen der Abwägung nicht ausreicht.
Auch andere mögliche rechtliche Grundlagen für eine Zulässigkeit der Kopie-Anfertigung sollen nicht greifen.
Ich halte das für nicht stichhaltig. Ist der Eingriff in die Privatsphäre durch eine zur Personalakte (auf die ja allenfalls nur ein enger Personenkreis Zugang haben darf) genommene Kopie tatsächlich gravierend höher, als bei der Überprüfung und Dokumentation (zumal ich auch raten würde, neben der Klasse auch zumindest die Ausweisnummer mit zu notieren)? Sind dadurch umfänglichere Daten erfasst, als dem Unternehmen nicht ohnehin vorliegen? Ich glaube, dass die Steigerung der Intensität des Eingriffs durch die Fertigung der Kopie nicht gravierender ist, zumindest nicht so, dass die Vorteile und Praktikabilität nicht überwiegen. Hier spielt auch die Fehlerquelle Mensch eine Rolle: Kopie ist Kopie und Nachweis. Die Führung einer ordnungsgemäßen und vollständigen Dokumentation ist da nach meiner Ansicht fehler-anfälliger.
