Homeoffice
Die Entscheidung, die Arbeit von zuhause aus zu ermöglichen, will vom Arbeitgeber gut durchdacht werden.
In Deutschland ist das „Homeoffice“ keine wählbare Option, denn ein Recht auf ein Arbeiten im Homeoffice besteht nicht. Das ist anders als bei unseren Nachbarn in den Niederlanden, wo der Arbeitgeber begründen muss, warum ein Arbeitnehmer nicht von zuhause arbeiten darf.
Homeoffice ist aber nicht mit mobilem Arbeiten gleichzusetzen.
Bei mobilem Arbeiten kann der Arbeitnehmer seine Tätigkeit an flexiblen Orten z. B. im Zug, am Küchentisch oder im Park verrichten. Es gibt lediglich einen Arbeitsauftragund wo und wann dieser erfüllt wird, ist egal.
Beim Homeoffice dagegen muss ein Arbeitsplatz mit der Arbeit entsprechender Ausrüstung vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden und der Arbeitnehmer soll dort zu vereinbarten Arbeitszeiten erreichbar sein.
Des Weiteren bestehen hohe Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur. Der Arbeitgeber muss bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes für die geeigneten Datenschutzvorkehrungen sorgen; er trägt die Verantwortung. Aber auch der Arbeitnehmer kann bei selbst verschuldeten Datenpannen arbeitsrechtlich dafür haftbargemacht werden.
Es ist also notwendig, die Arbeitnehmer dementsprechend zu sensibilisieren.
Was ist zu tun?
Eine allgemeingültige Leitlinie für den Datenschutz im Homeoffice kann nicht erstellt werden, da die zu treffenden Maßnahmen von der Sensibilität der von den Arbeitnehmern verarbeiteten Daten abhängig ist. Je sensibler die Daten, desto strengere Maßnahmen sollten ergriffen werden.
Im Wesentlichen geht es um die Gewährleistung der Sicherheit der personenbezogenen Daten gemäß Artikel 32 DSGVO. Die Verfügbarkeit, die Integrität und die Vertraulichkeit der Daten muss gegeben sein.
In der Umsetzung heißt das:
Für den Heimarbeitsplatz gilt eine Zugangsbeschränkung in der Form, dass Unbefugte keinerlei Einblick in die Daten erhalten. Personenbezogene Daten müssen in jedem Fall vor dem Zugriff Dritter gesichert sein.
Im Idealfall existiert ein Arbeitszimmer, das abgeschlossen werden kann, in dem sich die Arbeitsgeräte wie Computer, Handy und Co befinden. Selbstverständlich sollten die Geräte mit einem sicheren Passwort geschützt sein. Besondere Daten sollten grundsätzlich nur mittels vom Arbeitgeber genehmigter Hard- und Software verarbeitet werden. Es sollte auch selbstverständlich sein, dass vertrauliche Gespräche nicht im Beisein unbeteiligter Dritter geführt werden oder unfreiwillig mitgehört werden können, wie z. B. bei geöffnetem Fenster oder im Garten.
Vertrauliche Unterlagen sollten unter Verschluss aufbewahrt werden und wenn nötig von oder zum Homeoffice gegen Einsicht verpackt auf kürzestem Wege transportiert werden. Zur Vernichtung von Papierunterlagen muss ein datenschutzkonformer Aktenschredder genutzt werden, die Entsorgung darf nicht über den Hausmüll erfolgen.
Darüber hinaus ist durch die Einrichtung eines geeigneten IT-Sicherheitssystems die Einhaltung datenschutzrechtlicher Standards im Homeoffice sicherzustellen.
Selbstverständlich ist eine aktive Firewall vorhanden und die Anti-Viren-Software befindet sich auf dem neusten Stand. Im Idealfall erfolgt die Datenverarbeitung und Speicherung auf dem Firmenserver und nicht lokal. Zur Übertragungs- und Transportkontrolle sollte ein Datentransfer lediglich unter Verwendung von Remote-Verbindungen, also insbesondere unter Verwendung von VPN-Tunneln, erfolgen.
Arbeitnehmer oder Mitarbeiter sollten insbesondere auf die Beachtung des Datenschutzes und dessen Umsetzung im Homeoffice hingewiesen werden. Sensibilisierung hierfür kann durch eine vorausgehende Schulung erfolgen und durch Aushändigen einer schriftlich verfassten Richtlinie, dessen Erhalt und Kenntnisnahme mit Unterschrift zu bestätigen ist.
Bei Bedarf finden sie eine Musterrichtlinie, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können auf unserer Website. Gerne stehen wir Ihnen auch mit Rat und Tat in Hinblick auf geeignete IT-Sicherheitssysteme zur Verfügung.
